Razão social: o que é, qual a importância e como definir

Razão Social, Nome Fantasia e CNPJ são termos comuns no mundo do empreendedorismo. Conheça todos e tire todas as suas dúvidas com a gente!

Todo gestor de pequenos, médios ou grandes negócios já se deparou com o termo “razão social” durante sua jornada empreendedora.

Por essa razão, neste artigo, vamos explorar o que é a razão social, sua importância no mundo dos negócios e os passos necessários para defini-la corretamente. 

A partir dessa compreensão, será possível perceber como uma razão social bem escolhida pode contribuir para o sucesso e a conformidade legal da sua empresa.

Boa leitura!

O que é razão social?

A razão social é o título oficial sob o qual uma empresa é registrada nos órgãos competentes, conferindo-lhe identidade legal e distinção de outras entidades empresariais.

Em outras palavras, a razão social representa o nome legalmente reconhecido de uma empresa, utilizado para identificá-la perante as autoridades e diferenciá-la de outras entidades comerciais.

A razão social é empregada em contextos formais e administrativos, como contratos, transações bancárias e documentos fiscais.

Além disso, ela também é conhecida como denominação social ou firma comercial.

Diferença entre razão social, nome fantasia e CNPJ

Entender as distinções entre razão social, nome fantasia e CNPJ é fundamental para qualquer empreendedor que esteja iniciando ou gerenciando um negócio. 

Isso porque, cada um desses elementos desempenha um papel único na identificação e no funcionamento de uma empresa. 

Abaixo, listamos os três conceitos e explicamos resumidamente sobre cada um deles. Ao final, confira a tabela comparativa para compreender melhor as distinções.

Razão social

• A razão social é o nome empresarial registrado e segue regras específicas para sua formação. Ela, juntamente com o CNPJ, é a identidade oficial da organização perante órgãos públicos, registros, declarações e notas fiscais;
• A razão social é destinada à pessoa jurídica e consta em documentos legais, contratos e escrituras. Ela representa o nascimento da empresa na Junta Comercial ou no Cartório;
• Para manter um padrão, a razão social geralmente é composta por três partes: identificação própria, ramo principal de atuação da empresa e enquadramento jurídico (como LTDA, S/A, entre outros). 

Nome fantasia

• Por outro lado, o nome fantasia é o nome comercial da empresa, a marca pela qual as pessoas conhecem o negócio;
• Ele também é chamado de nome de fachada, nome comercial ou nome da marca;
• O nome fantasia é a forma como os clientes irão buscar o seu negócio, e ele estampará panfletos, site e redes sociais.

Leia também: As melhores ideias de nomes para empresa + checklist prático [2024]

CNPJ

• Por fim, o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é um número único e exclusivo atribuído a cada empresa no Brasil;
• Ele é utilizado para fins tributários, fiscais e cadastrais, e é essencial para a legalização e funcionamento da empresa;
• O CNPJ está diretamente relacionado à razão social, pois é por meio dele que a empresa é identificada oficialmente pelo governo e demais instituições.

Qual a importância da razão social?

A razão social é uma parte essencial da identidade corporativa de uma empresa. Afinal, ela colabora para a transparência, credibilidade e visibilidade da marca.

É válido ressaltar que esse será o nome presente em todos os documentos principais da empresa, desde a sua abertura na Junta Comercial ou Cartório.

Além disso, diferente do nome fantasia, a razão social é exclusiva para cada empreendimento e resguardada como um ativo de propriedade intelectual.

Ou seja, a razão social não é apenas um nome, mas sim a representação legal e identitária da empresa, essencial para estabelecer sua credibilidade no mercado e garantir sua distinção perante outras entidades comerciais.

Como definir a razão social do seu negócio? Dicas práticas

Escolher uma razão social para o seu negócio pode parecer complicado, mas, na verdade, trata-se de um processo bastante simples.

Contudo, existem algumas dicas essenciais para garantir que essa escolha seja feita da melhor maneira. Evitando, assim, problemas legais e enfraquecimento da marca.

Acompanhe:

Atividade exercida

A razão social deve refletir a atividade principal da empresa. Opte por palavras que descrevam claramente o que seu negócio faz, evitando ambiguidades. Por exemplo, se sua empresa for uma padaria, inclua palavras como “Padaria”, “Pães” ou “Panificação” na razão social.

Facilidade de compreensão

Assim como se deve fazer com o nome fantasia, escolha uma razão social que seja fácil de entender e pronunciar. Isso facilitará a comunicação com clientes, fornecedores e órgãos governamentais. Evite jargões ou termos técnicos que possam confundir as pessoas.

Tamanho do nome

Além disso, prefira uma razão social que seja concisa e direta. Afinal, nomes muito longos podem ser difíceis de lembrar e podem causar confusão. Por isso, opte por palavras-chave que transmitam a essência do seu negócio de forma sucinta.

Relação com o nome fantasia

A razão social e o nome fantasia podem ser iguais ou diferentes, dependendo da sua preferência. 

Nesse sentido, se optar por nomes diferentes, certifique-se de que ambos estejam alinhados com a identidade e os valores da empresa. Pois isso evitará confusões entre os clientes e garantirá consistência na comunicação da marca.

Unicidade

Verifique a disponibilidade da razão social antes de registrá-la. Ela não pode ser igual ou similar a outra empresa já registrada, pois isso pode gerar conflitos legais e confusões no mercado. Portanto, consulte os órgãos competentes para realizar essa verificação.

Tipo de constituição legal

Para finalizar, considere o tipo de constituição legal da sua empresa ao definir a razão social. 

Por exemplo, se for uma sociedade limitada, a razão social deve conter termos como “Ltda.” ou “Sociedade Limitada”. Se for uma empresa individual, pode conter o nome do proprietário seguido de sua atividade econômica.

Registro de razão social: como fazer?

Registrar a razão social da sua empresa é um dos passos essenciais do empreendedorismo no Brasil. No entanto, existem diferentes classificações para as empresas, o que significa que o passo a passo desse registro varia de acordo com essa classificação.

Razão social – MEI (Microempreendedor Individual)

Passo 1 – Faça o cadastro no INPI

Primeiramente, para registrar o nome da empresa, você precisa fazer o cadastro no site do Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI). Aceite os termos de adesão e complete os campos com os dados da sua empresa.

Passo 2 – Determine a natureza da empresa

Ao dar entrada no processo de registro, é necessário determinar a natureza da empresa. Para isso, informe o setor em que ela atua. Por exemplo, se é uma loja de roupas, especifique o ramo do comércio varejista.

Passo 3 – Solicitação online

Se você é MEI, pode fazer a solicitação online. Será preciso apresentar:

• CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica);
• Alvará de funcionamento (dependendo da natureza do negócio e das regras do seu estado);
• Cadastro na Previdência Social;
• Documento de Identificação do proprietário da empresa, entre outros documentos.

Razão social – geral

Se a sua empresa não se encaixar nos requisitos do MEI, o processo para registrar a razão social é diferente.

Confira:

Passo 1 – Escolha um nome

Primeiro, escolha um nome para a sua empresa. 

Lembre-se das dicas mencionadas anteriormente: o nome deve estar relacionado à atividade exercida, ser de fácil compreensão, não muito longo e, se possível, ter alguma relação com o nome fantasia.

Passo 2 – Consulte a disponibilidade

Antes de registrar a razão social, verifique se o nome escolhido está disponível. Para isso, faça uma consulta no site da Junta Comercial ou órgão equivalente do seu estado para verificar se já existe outra empresa com o mesmo nome.

Passo 3 – Elabore o Contrato Social da empresa

O Contrato Social é o documento que formaliza a constituição da empresa. Ele deve conter informações sobre os sócios, atividades, capital social, endereço, entre outros detalhes. Você pode elaborar esse contrato com a ajuda de um contador ou advogado.

Passo 4 – Registre a empresa na Junta Comercial

Com o Contrato Social pronto, vá até a Junta Comercial do seu estado e registre a empresa. Leve todos os documentos necessários, como cópias dos documentos dos sócios, comprovante de endereço, entre outros.

Passo 5 – Solicite o CNPJ

Após o registro na Junta Comercial, você receberá o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresas). Com esse número, solicite o CNPJ junto à Receita Federal. Lembre-se: o CNPJ é essencial para a identificação fiscal da sua empresa.

Passo 6 – Obtenha a Inscrição Estadual e Municipal

Dependendo da atividade da sua empresa, será necessário obter a Inscrição Estadual e a Inscrição Municipal. Esses registros são importantes para o pagamento de impostos estaduais e municipais. Portanto, consulte um contador de sua confiança.

Mudança de razão social: é possível?

Sim, é possível mudar a razão social de uma empresa. A razão social, sendo o nome legal registrado da empresa, pode ser alterada conforme necessário, mas o processo envolve algumas etapas importantes e requer atenção aos detalhes legais e burocráticos. 

Assim como no registro inicial, você precisará elaborar um Contrato Social com as informações atualizadas. Esse documento deve ser assinado por todos os sócios.

Em seguida, você deve levar o novo Contrato Social à Junta Comercial do seu estado para efetuar a alteração. Para isso, será necessário apresentar os documentos atualizados e pagar as taxas correspondentes.

Com a mudança já registrada, solicite a atualização do CNPJ junto à Receita Federal.

Depois da atualização do CNPJ, informe a mudança aos órgãos competentes, como Receita Federal, Secretaria da Fazenda Estadual e Prefeitura Municipal.

Não se esqueça de contar com a ajuda do seu contador de confiança para te orientar e facilitar esse procedimento.

Sistema de gestão para novas empresas

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