Como implantar um ERP: faça tudo do jeito certo!

Por se tratar de um projeto delicado com várias etapas, veja agora como implantar um ERP e otimize a gestão de processos na sua empresa!

A Implantação de um Sistema ERP é um projeto complexo e delicado nas empresas e passa por várias etapas antes mesmo da escolha do fornecedor do software, como a identificação do momento certo para a implantação e os benefícios da adesão ao Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Ficou curioso para saber mais sobre implantação de um sistema de gestão empresarial? Continue lendo!

Neste post abordaremos:

• Quais as vantagens de ter um ERP?
• Qual o momento certo para implantar um ERP?
• Etapas para Implantação de ERP
• Por que projetos de Implantação de ERP falham
• Como evitar dor de cabeça ao implantar ERP
• Afinal, o que você ganha ao implantar um ERP?

Se voce ainda não escolheu o ERP Ideal para sua empresa, lei aqui → Como escolher um ERP Para Sua Empresa.

Quais as vantagens de ter um ERP?

Um Enterprise Resource Planning (ERP, ou em português software de gestão empresarial integrado) garante muitas vantagens para empresas que o utilizam. Para te ajudar a entender melhor, listamos abaixo os três principais benefícios que um sistema de ERP pode trazer para a sua empresa:

• Automatização de processos: processos cotidianos e simples da empresa podem ser automatizados, garantindo maior agilidade e substituindo trabalhos que antes eram feitos manualmente.
• Maior agilidade: com a automatização de processos e centralização da gestão da empresa, vários setores diferentes podem ter acesso às mesmas informações em tempo real, garantindo maior agilidade no cotidiano da empresa e facilitando, por exemplo, o processo de tomada de decisão.
• Controle financeiro: a adoção de um ERP permite o acompanhamento das informações financeiras em tempo real, eliminando a necessidade de alimentar várias planilhas ao mesmo tempo, centralizando toda gestão de contas a pagar, a receber, fluxo de caixa etc.

Ainda não está convencido das vantagens? Aqui listei exclusivamente → 5 vantagens que ninguém te contou e eu te conto agora!

Mas uma dúvida costuma assombrar muitas empresas quando se fala sobre ERP:

Qual o momento certo para implantar um ERP?

Não existe um momento igual para todas as empresas no que diz respeito à implantação de um ERP, no entanto, há algumas evidências que apontam que a sua organização está precisando de um sistema gerencial integrado.

Abaixo, listamos algumas dessas evidências:

1. Fragmentação da informação: sua empresa precisa controlar inúmeras planilhas ou fazer a gestão de vários arquivos para conseguir ter controle de seus dados? Essa fragmentação da gestão das informações dificulta nos processos do dia a dia, já que para tomar uma única decisão é preciso olhar em vários arquivos diferentes.
2. Dificuldade de controlar o estoque: é difícil para a sua equipe acessar informações sobre o seu estoque? Nessa dificuldade alguns produtos podem ficar esquecidos e fora de circulação por longos períodos. Ter um controle de estoque centralizado permite que a sua equipe tenha mais facilidade para gerir esses dados.
3. Muitos erros manuais: há procedimentos simples que a sua equipe ainda tem que fazer manualmente, como, por exemplo, a atualização de dados? Essa alta quantidade de procedimentos manuais que poderiam facilmente ser substituídos por um software podem gerar uma grande quantidade de erros manuais.
4. Atrasos em cumprimento de prazos: a sua empresa tem controle total dos prazos de entrega de todos os produtos? Se a sua resposta for não, este é mais um dos sintomas de que a sua empresa está precisando urgentemente de um sistema ERP.

Ainda está em dúvidas se é o momento certo de implantar ERP? Confirme aqui → Principais erros cometidos por empreendedores antes de implantar um sistema de gestão. Se identificou com algum?

Etapas para Implantação de ERP

Existem algumas etapas que são cruciais na hora de elaborar um projeto de implantação de ERP. São elas:

1. Planejamento: Define como será o início do projeto, quais pessoas serão envolvidas e o que deverá ser entregue no decorrer do projeto.

2. Análise: Detalha os processos atuais para entender como a implantação deverá ser feita e quais as conexões necessárias entre o ERP e os processos.

3. Realização: Configura o ERP para que ele atenda às especificações técnicas.

4. Treinamento: Capacita os usuários do sistema de gestão empresarial.

5. Go Live: Faz a troca efetiva do ERP, que pode ser em uma fase única ou várias fases.

Ainda que uma organização siga todos esses passos no seu projeto de implantação de ERP, é possível que ela ainda sinta algumas dificuldades. Mas você sabe por que isso acontece? É o que veremos no próximo tópico.

Por que projetos de Implantação de ERP podem falhar?

A causa número 1 em falhas de projetos de implantação de ERP é a resistência à mudança.

Vamos pensar um pouco: enquanto a equipe do projeto trabalha para concluir o trabalho a tempo, a organização continua funcionando. Como as pessoas não sabem direito o que está acontecendo, é comum que elas se sintam desconfortáveis com a troca de sistema.

Esse comportamento já é esperado, pois a principal preocupação do gerente de projetos é com a entrega do sistema de gestão. Isso por si só já gasta uma grande quantidade de energia, pois o gerente de projetos precisa gerenciar equipes grandes. Ele está preocupado com o resultado dos testes, os prazos e preparação para a etapa do Go Live.

Sendo assim, uma boa ideia é fazer a transição entre software de maneira clara com a sua equipe e mostrar que a mudança é para melhor!

Mesmo assim, alguns aspectos recebem menos cuidado e podem acabar comprometendo o sucesso do projeto. Esses aspectos fazem parte da Gestão da Mudança Organizacional (GMO). Mas o que significa isso? É o que veremos a seguir.

Como evitar dor de cabeça ao implantar ERP: gerencie a mudança!

O que é Gestão da Mudança Organizacional (GMO)

É o conjunto de práticas que visa aperfeiçoar a capacidade de adaptação de uma empresa e, dessa forma, minimizar os impactos que uma alteração pode causar ao negócio. O objetivo principal da GMO é reduzir a curva de mudanças. A curva de mudanças, por sua vez, é o processo pelo qual os stakeholders passam até ficarem mais confortáveis com a mudança.

Pilares da Gestão da Mudança Organizacional

Gestão de Stakeholders: stakeholders são todas as partes interessadas no projeto. É preciso identifica-las, qualifica-las e engaja-las. Este deve ser um trabalho cuidadoso, pois existem diferentes perfis de stakeholders e para cada um deles é preciso utilizar uma abordagem distinta. O objetivo aqui é que as pessoas percebam os benefícios de trocar o ERP.

Capacitação de Colaboradores: consiste em realmente treinar os colaboradores na utilização do novo sistema. Aqui não cabe somente um curso de curta duração sobre o funcionamento do ERP. Para que os colaboradores realmente se sintam preparados para mudar é preciso detalhar qual será o novo modelo de trabalho. Por isso mapeie as pessoas, planeje qual tipo de conhecimento cada uma delas precisa ter para, então, executar a capacitação.

Gestão de Impactos: é muito importante ter um levantamento de quais impactos organizacionais a troca de ERP pode causar na sua empresa. A partir dessa lista é possível pensar em ações para reduzir esses impactos.

Como diminuir os impactos com a Gestão de Mudanças

• Preste atenção na infraestrutura: pode ser que o seu projeto de implantação de ERP demande a abertura de novos espaços. Por exemplo, se você for utilizar um WMS (sistema para controle de estoque), talvez seja necessário colocar antenas no seu depósito para garantir que o leitor de código de barras vai realmente funcionar.

• Revise os processos: como vimos anteriormente, uma das etapas para implantação de ERP é a revisão de processos. Com base nessa revisão, se questione: será que a empresa precisará contratar novos colaboradores? Será preciso criar mais uma área? Quanto mais cedo essas ações forem postas em prática, mais fácil será a transição organizacional.

• Cuide das pessoas: antes as pessoas faziam seu trabalho de uma forma. Após a implantação de ERP muito provavelmente a forma de executar o processo será diferente. Por isso, é imprescindível preparar as pessoas para o novo processo, encontrar formas de documenta-lo e rever a matriz de responsabilidades.

• Ajuste normas e tecnologias: depois da implantação de ERP pode ser que alguns procedimentos e tecnologias sejam invalidados. Então, antes da implantação, certifique-se de revisá-los. Se questione: Quais normas precisarão de ajustes? Quais sistemas precisarão ser modificados em função do ERP? Será necessário adquirir novos dispositivos? Dessa forma, você terá mais controle sobre essas demandas.

Afinal, o que você Ganha ao Implantar um ERP?

Apesar de poder ser um processo um pouco conturbado, a implantação de um ERP gera muitos ganhos para a sua empresa, conforme listamos abaixo:

• Centralização da informação de vários setores
• Dados mais confiáveis e verídicos
• Agilidade na tomada de decisões
• Rapidez para executar tarefas do cotidiano
• Padronização de processos simples
• Maior produtividade das equipes

Como vimos, a falta de transparência na implementação de um ERP pode ser o grande causador de falhas no projeto. Nesse sentido, a gestão da mudança organizacional se constitui como uma grande aliada do gerente de projetos.

Ah! Só mais uma coisa: está a procura um novo ERP sem necessidade de implantação e complicação?

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